INFORMATIVA RELATIVA ALLA PRIVACY POLICY
Gentile Cliente,
Desideriamo informarLa che il D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 ("Codice
in materia di protezione dei dati personali") ed il GDPR General
Data Protection Regulation- Regolamento UE 2016/679 prevedono la tutela
delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali.
Secondo la normativa indicata, tale trattamento dei Suoi dati da parte di Orthosystem Milano S.r.l. (in seguito “Titolare”) sarà
improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della
Sua riservatezza e dei Suoi diritti.
Oggetto del trattamento:
Il Titolare tratta i dati personali, identificativi (ad esempio,
nome, cognome, ragione sociale, indirizzo, residenza, telefono, e-mail, codice
fiscale/partita IVA, numero di iscrizione ad albo professionale, riferimenti
bancari e di pagamento, eventuale identificativi del Paziente destinatario
finale - in seguito, "dati personali" o "dati" - da Lei
comunicati in occasione della conclusione di contratti/ordini/prescrizioni per
i servizi del Titolare. In occasione di tali trattamenti Orthosystem Milano S.r.l. può
venire a conoscenza di dati che il D.Lgs. 196/2003
definisce “sensibili” riportati su Prescrizione Clinica in quanto
idonei a rivelare uno stato di salute del paziente e necessari alla
realizzazione di dispositivi ortodontici su misura.
Finalità del trattamento e ambito di comunicazione:
I dati a Lei riferiti o riferibili sono utilizzati al solo fine di
eseguire il servizio o la prestazione richiesta oltre al marketing
aziendale diretto (compreso l’invito ad eventi formativi organizzati o
patrocinati dall’Azienda); inoltre non sono e non saranno comunicati ad altri
soggetti terzi né saranno oggetto di diffusione, salvo che la comunicazione sia
imposta da obblighi di legge o sia strettamente necessaria per l’adempimento
delle attività economiche dell’Azienda (Istituti di Credito, Liberi
professionisti in ambito contabilità/amministrazione per obblighi commerciali e
tributari), legali per il recupero credito e delle attività di trasporto e
recapito (vettori che collaborano con noi).
I Suoi dati personali sono trattati senza il Suo consenso espresso
(art. 24 lett. a), b), c) Codice Privacy e art. 6 lett. b), e) GDPR), per le
seguenti Finalità di Servizio: Nei casi in cui la base giuridica del trattamento
dei Suoi dati personali consiste nel dare esecuzione ad un contratto con Lei
che coincide con l’Ordine/Prescrizione Clinica che ci invierete e nel
provvedere a fornire il servizio che avete specificatamente richiesto, agli
obblighi fiscali oppure nel dare seguito ad un obbligo previsto dalla legge, da
un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità (come
ad esempio in materia di antiriciclaggio)
o nel tutelare un nostro interesse legittimo in giudizio.
Modalità del trattamento effettuato:
Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo
delle operazioni indicate all’art. 4 Codice Privacy e all’art. 4 n. 2) GDPR e
precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione,
consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto,
utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione
dei dati. I Suoi dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che
elettronico e/o automatizzato.
Il trattamento dei dati sensibili per quanto riguarda la
gestione dei dati relativi al Paziente ed al dispositivo medico su misura
prescrittogli avviene con sistemi manuali (riesame dell’ordine/prescrizione
clinica ai fini di una nostra accettazione, etichettatura, archiviazione e
conservazione secondo quanto stabilito dal MDR 2017/745 (già da ex Direttiva 93/42 CEE, Decreto Legislativo 46/97, Direttiva Comunitaria 47/2007 CE e s.m.i.)
ed elettronici (gestionale Orislab X3 Elite protetto da password e con cifratura dei database).
Il trattamento e l’archiviazione dei dati personali avviene in forma cartacea
ed elettronica (software gestionale e di ufficio).
Sicurezza:
I dati sono custoditi e controllati mediante adozione di idonee
misure preventive di sicurezza, volte a ridurre al minimo i rischi di perdita e
distruzione, di accesso non autorizzato, di trattamento non consentito e
difforme dalle finalità per cui il trattamento è effettuato.
È assicurata la gestione e la conservazione con moderni sistemi di
elaborazione nel rispetto delle prescrizioni legislative e delle misure di
sicurezza necessarie, previste dalla normativa di riferimento, adottando le
adeguate misure di supervisione, tutela e garanzia contro il rischio di
perdita, sottrazione, distruzione, abuso o alterazione.
Tempo di conservazione dei dati trattati:
Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per
adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla
cessazione del rapporto per le Finalità di Servizio o nel caso di dati
riportati su Prescrizioni Cliniche, Fascicoli Tecnici, entro quanto previsto
dalla normativa vigente MDR 2017/745 (già da ex Direttiva 93/42 CEE, Decreto Legislativo 46/97, Direttiva Comunitaria 47/2007 CE e s.m.i.). I dati personali in ambito contabilità/amministrazione
saranno trattati per il tempo previsto dagli obblighi commerciali e tributari
secondo normative vigenti.
Accesso ai dati
I Suoi dati potranno essere resi accessibili per le finalità di
cui all’art. 2.A) e 2.B):
• a dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di
incaricati e/o referenti privacy e/o responsabili interni del trattamento (DPO)
e/o amministratori di sistema;
• a società terze o altri soggetti (a titolo indicativo, istituti
di credito, studi professionali, consulenti, etc.) che
svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di
responsabili del trattamento.
Comunicazione dei dati
Senza la necessità di un espresso
consenso (ex art. 24 lett. a), b), d) Codice Privacy e art. 6 lett. b) e c)
GDPR), il Titolare potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui all'art.
2 a Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie, a società di assicurazione
per la prestazione di servizi assicurativi, nonché a quei soggetti ai quali la
comunicazione sia obbligatoria per legge per l'espletamento delle finalità
dette. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi
titolari del trattamento. I Suoi dati non saranno diffusi.
La gestione e la conservazione dei dati
personali avverranno nel territorio dell'Unione Europea.
Natura del conferimento dei dati e conseguenze del
rifiuto di rispondere:
Dare il proprio consenso: Il
conferimento del consenso è facoltativo, tuttavia La informiamo che il rifiuto
potrà comportare la mancata, anche parziale, esecuzione dei processi aziendali secondo
quanto previsto in termini di recepimento del MDR 2017/745 (già della ex Direttiva 93/42 CEE, Decreto Legislativo 46/97, Direttiva Comunitaria 47/2007 CE e s.m.i.) -Prescrizione Clinica, Dichiarzioni di Conformità, ecc.- e per la
ordinaria contabilità/amministrazione (fatturazione), adempimenti necessari ai
fini contrattuali in essere o di futura conclusione. Per dare il Suo consenso scarichi qui il modulo Autorizzazione al Trattamento dei Dati
Personali e ce lo inoltri compilato, siglato e timbrato via fax
02.29521189 o via e-mail milano@orthosystem.it
o via posta al nostro indirizzo sotto riportato.
Diritti dell’interessato:
Nella Sua qualità di interessato, ha il diritto di cui all'art.7
del D.lgs.196/2003 ed all’art. 15 del GDPR e precisamente i diritti di:
1.
Ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che La riguardano,
anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2.
Ottenere l'indicazione:
a) dell'origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento
effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, del
referente privacy, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi
dell'articolo 5, comma 2 Codice Privacy e art. 3, comma 1, GDPR;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai
quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a
conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato,
di responsabili o incaricati.
3.
Ottenere:
a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero,
quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la
trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di
legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione
agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) l'attestazione che le
operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche
per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati
comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela
impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato
rispetto al diritto tutelato.
4.
Opporsi, in tutto o in parte per motivi legittimi al trattamento dei dati
personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta. Ove
applicabile, Lei ha altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (Diritto di
rettifica, diritto all'oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto
alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di
reclamo all'Autorità Garante.
Modalità di esercizio dei diritti:
Potrà in
qualsiasi momento esercitare i diritti di cui al punto che precede inviando:
•
una
raccomandata a.r. a Orthosystem Milano S.r.l., Piazza
Aspromonte, 35 20131 Milano (MI);
•
una
e-mail certificata all’indirizzo milano@pec.orthosystem.it
;
•
una
e-mail all’indirizzo milano@orthosystem.it
.
Titolare e Responsabile del trattamento:
Il Titolare del Trattamento è Orthosystem
Milano S.r.l.
con
sede legale in Piazza Aspromonte, 35 20131 Milano (MI), CF e P.IVA 11579810158.
L’organigramma privacy contenente l’elenco aggiornato del Referente
Privacy, dei Responsabili e degli Incaricati al trattamento è custodito presso
la sede del Titolare del trattamento.
Modifiche alla presente Informativa
La presente Informativa può subire
variazioni. Si consiglia, quindi, di controllare regolarmente questa
Informativa e di riferirsi alla versione più aggiornata. La versione aggiornata
della policy privacy, in ogni caso, viene pubblicata in questa pagina, con
indicazione della data del suo ultimo aggiornamento.
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Ultimo aggiornamento in data 3 Maggio
2021.